Nuestro Código de Ética

ESTRUCTURA DEL CÓDIGO

I.- INTRODUCCIÓN

Este documento entrega una orientación para las reflexiones y comportamientos éticos en el campo laboral y personal del quehacer cotidiano, en La Notaría Ramón García Carrasco. De esta forma, podremos proporcionar a nuestros colaboradores los criterios básicos, que enmarcados en nuestros principios y valores corporativos, les permitan desenvolverse tanto en el desempeño de sus labores como en relación con los requirentes de nuestros Servicios, en un ambiente íntegro, y de sana convivencia.

Por otra parte, en este Código, se encontrarán los principales lineamientos de acción que regulan el impacto que la Notaría Ramón García Carrasco, provoca en las personas con las que se relaciona, ya sea de manera directa o indirecta, a través de los Servicios entregados.

II.- ALCANCE

El presente Código de Ética rige, a contar de esta fecha, el actuar de los diversos colaboradores de La Notaría Ramón García Carrasco.

Los lineamientos contenidos en este Código de Ética pretenden ser claros y precisos. Sin embargo, en caso de producirse situaciones no previstas en los ámbitos éticos señalados, estos se resolverán de acuerdo a procedimientos, que serán descritos más adelante, o por las Políticas Corporativas.

III.- FUNDAMENTOS

La Moral son aquellas reglas que nos permiten saber acerca de lo bueno y lo malo de nuestro actuar y la Ética, las razones correctas o incorrectas de nuestro actuar bueno o malo.

La aplicación y socialización de la ética contribuye a la conservación y recuperación de los valores que cada persona posee, que se traduce en solidaridad, sentido de pertenencia y potencialidad de la capacidad productiva, delimitando sus metas y con ello planear sus objetivos al corto, mediano y largo plazo.

IV.- MISION

Vanguardia en el resguardo de la Fé pública, brindar certeza jurídica en todos los actos que se realicen a solicitud de los requirentes, por medio de servicios notariales de calidad, que permitan cubrir todas las expectativas de satisfacción del usuario.

V.- VISIÓN

Notaría referente del Centro-Sur de Chile, respetada y posesionada por la alta capacidad de sus equipos de trabajo, por su infraestructura e innovación tecnológica permanente.

VI.- NUESTROS PRINCIPIOS

Las metas y los objetivos no pueden lograse a través de cualquier medio, es por esta razón que la Notaría Ramón García Carrasco ha decidido inspirar sus acciones en cuatro principios rectores:

  1. Creemos en el actuar Honesto y Transparente.
  2. Nos preocupamos por actualizar permanentemente nuestros conocimientos en materias jurídicas.
  3. Buscamos, por medio de herramientas tecnológicas, la mejora continua de nuestros procesos.
  4. La Prudencia es la base de cada una de nuestras decisiones.

 

VII.- NUESTROS VALORES

El interés de la Notaría Ramón García Carrasco, es formar un gran equipo de colaboradores que compartan nuestros principios y valores; los cuales, definidos y delimitados, tendrán por objetivo orientar comportamientos que faciliten la convivencia mutua entre todos aquellos que integran o se relacionan directa o indirectamente con la Notaría. En este sentido, los valores que la Notaría ha decidido adherir son lo siguientes:

1. Eficiencia:

Nos preocupamos por mantener nuestros conocimientos actualizados y desarrollar las habilidades personales necesarias para realizar o cumplir adecuadamente nuestras funciones.

2. Respeto:

Tenemos en cuenta, tanto los medios como las consecuencias de nuestras acciones personales sobre los demás. Nos preocupamos por buscar retroalimentación sobre nuestro trabajo, para así hacer mejoras oportunas en nuestro Servicio. En consecuencia, somos respetuosos de las diferencias pues ante todo valoramos a la persona en su Dignidad.

3. Integridad:

Promovemos acciones marcadas por la consistencia entre aquello que hacemos y decimos, con una clara tendencia a un actuar recto, hacia una conducta intachable.

4. Compromiso:

Nos preocupamos por cumplir con nuestras obligaciones hacia nuestros requirentes y comunidad.

5. Honestidad:

Respetamos la verdad entre los hechos y las personas, mostrando coherencia entre lo que decimos y hacemos en la práctica.

6. Colaboración:

Entendemos el trabajo como un esfuerzo colectivo para lograr los objetivos en común, al servicio de la Organización y comunidad.

VIII.-NUESTRAS COMPETENCIAS CORPORATIVAS

Ya reconocidos los valores humanos, que acercarán al colaborador de la Notaría Ramón García Carrasco, a ser cada vez mejor, día a día, resta concretar estos valores en conductas o acciones prácticas que agreguen valor a la organización. En este sentido, se han distinguido una serie de conductas, acciones o competencias que han probado en su hacer, ser y parecer ser las mejores formas de alcanzar nuestra misión y visión corporativa.

1. Orientación al cliente:

Implica el deseo de ayudar o servir a los clientes y satisfacer sus necesidades. Implica esforzarse por conocer y resolver los problemas del cliente, proveedores y el personal de la Organización.

2. Trabajo en equipo:

Equipo es un grupo de personas que trabajan en procesos, tareas u objetivos compartidos. El trabajar en equipo implica la capacidad de colaborar y cooperar con los demás, de formar parte de un grupo y trabajar juntos, lo opuesto a hacerlo de manera individual y competitivamente.

3. Aprendizaje continuo:

Es la Habilidad para buscar información y mantener permanentemente actualizados los conocimientos técnicos, relevantes para la resolución de situaciones cotidianas de la Notaría.

4. Orientación a los resultados y a la calidad:

Se refiere a fijarse metas desafiantes, por encima de los estándares, mejorando y manteniendo altos niveles de rendimiento, en el marco de las Estrategias de la Organización. Es decir, la capacidad para actuar con velocidad y sentido de urgencia cuando se deben tomar decisiones importantes necesarias, para responder a las necesidades de nuestros requirentes, o mejorar la Organización.

IX.- POLÍTICA DE CALIDAD

En La notaría Ramón García Carrasco, estamos habilitados para dar fé de los actos y contratos que celebren las personas, de redactar los documentos que los formalicen y de asesorar, a quienes lo requieran, en estas materias.

Entendemos por CALIDAD la entrega de un Servicio asociado, que cumpla, de acuerdo a lo pactado, las expectativas de nuestros requirentes, de quienes depende nuestra existencia.

Nuestro compromiso con la Calidad comprende todos los aspectos de nuestro quehacer e involucra directamente al Sr. Notario, colaboradores, requirentes, proveedores y colaboradores internos de la Organización.

La Notaría Ramón García Carrasco, obtiene la CALIDAD deseada:

  • Escuchando los requerimientos de nuestros usuarios.
  • Cumplir con su compromiso de entregar Servicios Notariales de Calidad.
  • Promoviendo el desarrollo y mejora continua en sus Servicios.
  • Capacitando al personal en materias jurídicas.

X.- OBJETIVOS DEL CÓDIGO DE ÉTICA

El fin último de este Código de Ética es proporcionar a nuestros colaboradores los criterios básicos, enmarcados en nuestros valores corporativos, que les permitan desenvolverse tanto en el desempeño de sus propias labores, como en su relación con los demás, en un ambiente íntegro y de sana convivencia, de acuerdo a los valores que declara nuestra Organización.

También, este Código pretende establecer las principales directrices en torno a la relación que la Notaría Ramón García Carrasco, mantiene con sus colaboradores, requirentes y proveedores.

La vigencia en el tiempo de un Código de Ética al interior de La Notaría Ramón García Carrasco, supone la aplicación de un procedimiento y la existencia de colaboradores internos, encargados de velar y utilizar las disposiciones contenidas en este documento.

Procedimientos que se estructuran bajo una serie de artículos numerados que ordenan y delimitan las acciones a seguir.

1.- De los Responsables ante las Consultas Éticas y sus Funciones.

Artículo N°1

Será responsabilidad del Sr. Notario el establecer una función regulatoria, moderadora y de transferencia de las prácticas que, de acuerdo a los estándares éticos, se consideran adecuadas para lograr un buen cumplimiento de los fines y la aplicación de las políticas de la Notaría.

Para estos efectos, será responsabilidad de Capital Humano, canalizar las dudas o requerimientos de los usuarios internos y externos. Además, deberá sugerir y aconsejar, de manera verbal y por escrito, las dudas que pudiesen existir en los colaboradores de la Notaría.

Artículo N°2

Si el responsable de Capital Humano, no se encontrare presente para cumplir la función descrita en el articulo N°1, deberá derivar la correspondiente, al Notario Suplente, de manera verbal y por escrito, para que este sugiera y aconseje ante las dudas que pudiesen existir.

Artículo N°3

Si ambos Directivos no se encontraren presentes para cumplir la función descrita en el articulo N°1, deberá derivar la correspondiente a su Jefatura Inmediata , de manera verbal y por escrito, para que ésta sugiera y aconseje ante las dudas que pudiesen existir en el colaborador.

2.- Del procedimiento de Denuncias y Sanciones

Artículo N°1

Todos los colaboradores tienen la obligación de informar sobre las conductas ilícitas, ilegales o fraudulentas que estén aconteciendo y de las cuales tomen conocimiento.

Artículo N°2

La Notaría Ramón García Carrasco, resguardará con todos sus medios al colaborador que dé a conocer toda clase de infracciones.

Artículo N°3

Capital Humano acogerá denuncias personalizadas, resguardando la fuente, por medio del sistema web creado para ello.

Artículo N°4

No se tolerarán aquellas denuncias formuladas bajo demostrada mala fe, o que resulten ser falsas o irresponsables. Ante lo cual podrán seguirse las sanciones descritas en la ley ordinaria o en el código de conducta interno.

Artículo N°5

Las infracciones a este Código podrán dar lugar a la aplicación de sanciones disciplinarias, que en casos extremos puede implicar la separación del colaborador de sus funciones, sin perjuicio de las acciones civiles y penales a que eventualmente den origen dichas actuaciones en caso que las mismas, aparte de su dimensión ética, revistan carácter delictual.

3.- De Los Canales De Recepción De Comentarios, Sugerencias O Denuncias

Como no siempre es sencillo definir y juzgar si una situación viola o no las disposiciones de este Código de Ética, se espera que cualquier duda sobre el carácter legal y/o ético de una situación, sea reportada a la instancia de supervisión directa.

Para realizar sus reportes, los colaboradores de la Notaría, cuentan con las siguientes instancias:

Artículo N°1

Aquellos colaboradores que tengan consultas, dudas o dificultades en el accionar personal o con el de otras personas, ya sea de manera directa o indirecta en su relación con la Notaría, podrá manifestarlo al Supervisor Directo o a Capital Humano.

Artículo N°2

Las consultas y denuncias realizadas, por cualquiera de las vías mencionadas en el Artículo N°1 De Los Canales De Recepción De Comentarios, Sugerencias O Denuncias, deberán ser resueltas y respondidas, de manera oral y por escrito, dependiendo de la gravedad del caso, en un plazo no mayor a los 15 días hábiles desde el momento de realizada la consulta.

XII.- NORMAS ÉTICAS ESPECÍFICAS

1.-De los colaboradores y sus Relaciones Laborales

En la Notaría, la selección y contratación de sus colaboradores se fundamenta en la capacidad, la experiencia y el nivel de identificación que los candidatos tengan con los valores de la empresa. El proceso de selección y contratación se realiza con respeto y sin crear falsas expectativas.

El colaborador que se incorpore a la organización deberá, durante un día hábil, tener una inducción de conocimiento sobre el plan estratégico de la notaria. (Misión, Visión, Valores Corporativos, Código de Ética, Descriptivo de Funciones).

Artículo N°1

No existirá discriminación en el empleo, de forma que todos los colaboradores de la Notaría Ramón García Carrasco, gozarán de igualdad de oportunidades y de trato, independientemente de su origen étnico, religión, edad, opiniones políticas, sexo o impedimento físico.

Artículo N°2

La Notaría, tiene el firme propósito de entregar a sus colaboradores actualización y desarrollo profesional, otorgar reconocimientos por su trayectoria, y basar los ascensos en sus méritos. Cualquier colaborador que tenga la intención de ascender dentro del Oficio, deberá esperar un plazo de un año, desde su Contratación, luego de la respectiva Evaluación de Desempeño. Además, deberá ser entrevistado por Capital Humano y ser Evaluado Psicológicamente según el perfil del Cargo al que postula.

Artículo N°3

En todo Proceso de Evaluación de Desempeño, que la Notaría aplique a sus colaboradores, se mantendrá una actitud ética y objetiva, que excluya opiniones políticas, percepciones sin fundamento y toda clase de inequidad que pueda discriminar a algún colaborador.

Artículo N°4

La Notaría promueve un ambiente sano de relaciones interpersonales, en el cual prima el respeto, la diversidad de ideas, incluyendo las reglas habituales de convivencia social y evitando, en todo caso, cualquier comportamiento que implique falta de deferencia o menosprecio entre sus colaboradores.

Artículo N°5

Los colaboradores, deberán conocer, leer y darse por enterados de las normas que se estipulan en el código de conducta.

Artículo N°6

Los colaboradores deberán desempeñarse en forma exclusiva para la Organización y excluyente con toda otra actividad remunerada, durante la jornada de trabajo.

2.- De la Salud Ocupacional y Seguridad

Artículo N°1

La Notaría, busca propiciar un ambiente de trabajo saludable y productivo que canalice el potencial y la creatividad de sus colaboradores, al tiempo que fomente la Colaboración y el Trabajo en Equipo.

Artículo N°2

Los Directivos responsables, de las distintas áreas, deberán tomar las acciones pertinentes para asegurar que se cumplan los siguientes objetivos de salud y seguridad. Disponer, proveer y mantener lugares de trabajos seguros y saludables. Desarrollar una conciencia de seguridad entre los colaboradores.

Artículo N°3

Queda estrictamente prohibida la posesión, distribución, venta y/o consumo de drogas ilícitas y alcohol en las dependencias de La Notaría.

Artículo N°4

El acoso sexual está estrictamente prohibido, de acuerdo a la ley n° 20.005, entendiéndose por tal “el que una persona realice en forma indebida, por cualquier medio, requerimientos de carácter sexual, no consentidos por quien los recibe y que amenacen o perjudiquen su situación laboral o sus oportunidades en el empleo.”(art. 1). Esta prohibición es válida tanto en las relaciones jerárquicas como entre compañeros de trabajo y se hace extensiva a la relación con el cliente, proveedores y público en general.

3.- Del Uso De Los Recursos De La Notaría

Artículo N°1

Los bienes, instalaciones y recursos económicos de La Notaría, serán utilizados únicamente para cumplir con la función para la cual fueron adquiridos. Además, los recursos económicos o materiales que se utilicen o adquieran, deberán ser registrados en la contabilidad de la Notaría.

Artículo N°2

Los egresos que se realicen deberán justificarse con los documentos respectivos y con la firma de autorización del Jefe respectivo.

Artículo N°3

Aquellos colaboradores que desempeñen funciones relacionadas con el manejo directo de efectivo, cheques, órdenes de pago y fondos a rendir, son responsables de los fondos encomendados, y deberán extremar en el cuidado y manejo de estos recursos, estableciendo los controles internos necesarios y supervisando en forma permanente el manejo ético de las operaciones realizadas.

4.-Del Uso de la información

Artículo N°1

Todos los colaboradores de La Notaría, deben guardar reserva y discreción sobre aquella información que posea un carácter restrictivo, por lo que se debe evitar la filtración de datos y extremar los resguardos para evitar su mal uso, ya sea para entregarla a terceros o para ser usada en beneficio propio.

Artículo N°2

La Notaría prohíbe la distorsión de registros y/o información contable, o bien falsear las operaciones, ya sea para simular el cumplimiento de metas u objetivos, o para obtener algún beneficio personal o de terceros.

Artículo N°3

Los Directivos, jefaturas de área y colaboradores deberán abstenerse de realizar acciones que puedan influir, ejercer coerción, manipular o engañar a cualquier Auditor Interno, Externo o funcionario que se encuentre en el desempeño de sus funciones.

Artículo N°4

Los colaboradores deberán resguardar el uso de información referente a opiniones personales respecto de la Organización, en Redes Sociales.

5.- De La Relación Nuestros Requirentes.

Artículo N°1

Se ofrecerá un trato amable, cálido, equitativo y honesto a nuestros clientes, pues La Notaría se esfuerza en promover prácticas que eviten cualquier forma de maltrato y discriminación.

Artículo N°2

Nuestros colaboradores deben proporcionar a nuestros clientes toda la información necesaria sobre los productos y servicios existentes, con la mayor claridad, apegándose en todo momento a la regulación oficial y normativa de La Notaría.

La promoción y argumentos de ventas de los servicios entregados por la Notaría, se deben realizar de forma honesta, evitando comparaciones falsas o engañosas con productos o servicio de la competencia.

6.- De la Relación Con Proveedores

Artículo N°1

La adquisición de bienes y servicios se efectuará mediante procesos homogéneos y transparentes, que aseguren la participación equitativa de los proveedores y una selección imparcial de los mismos, basada en criterios de calidad, rentabilidad y servicio.

Artículo N°2

La Notaría respetará los acuerdos y compromisos establecidos con los proveedores en nuestros contratos.

Artículo N°3

Los colaboradores pertenecientes a La Notaría se abstendrán de comentar con un proveedor o con personas ajenas a la Notaría, los problemas o debilidades observadas en otro proveedor.

Artículo N°4

Los servicios entregados por los proveedores, serán permanentemente supervisados por el Departamento de Administración en la calidad de sus resultados y en el cumplimiento de sus compromisos.

Artículo N°5

Los colaboradores de la Notaria Ramón García Carrasco tendrán la facultad de informar al Encargado de Administración y Finanzas, sobre nuevos proveedores o Servicios, que superen en calidad y/o precio, a los servicios ya contratados.

7.- De los Conflictos de Interés

Artículo N°1

Es política de La Notaría que ningún Directivo, jefatura de área, y/o colaborador deberá comprometerse en acciones que pudieran generar conflictos de interés para la Organización.

Las acciones que requieren ser comunicadas previamente son:

  • Cuando se posean intereses en negocios que compren, vendan o proporcionen servicios a La Notaría o se realicen operaciones de compra-venta con empresas que sean propiedad de familiares.
  • Cuando los colaboradores sientan que no tienen la capacidad de cumplir sus responsabilidades con objetividad, por recibir presiones por parte de terceras personas que están utilizando su posición, autoridad o influencia para con la organización.
  • Cuando un colaborador deba realizar un trabajo de Supervisión, Auditoria o control sobre un área a cargo de un familiar, que pueda afectar el desarrollo y decisiones relacionadas con cualquiera de esos procesos.

8.- De la Relación con la competencia

Artículo N°1

La Notaría, se preocupa por mantener un fiel cumplimiento a las leyes y regulaciones sobre competencia justa existentes, resguardando fielmente lo establecido en la legislación respectiva.

Artículo N°2

La Notaría no participará en ningún acuerdo que pretenda limitar el mercado en que opera y no utilizará medios impropios para mejorar su posición competitiva en dichos mercados.

Artículo N°3

Los Colaboradores de La Notaría que tengan contacto con representantes de otras Notarías, mantendrán una actitud Profesional, apegada a los Principios y Valores de la organización, y cuidarán su imagen personal y la de La Notaría.

Artículo N°4

Los colaboradores de nuestra Notaría, deberán conducirse sobre una línea de respeto y confianza ante colegas de otras Notarías, evitando hacer declaración o divulgación de información que no les corresponde.

9.- De las Relaciones Públicas

Artículo N°1

La Notaría enmarca sus relaciones con las autoridades públicas y privadas en una atmósfera de apertura y confianza que facilite la discusión de los asuntos y el establecimiento de acuerdos, atendiendo plenamente los requerimientos y observaciones de las autoridades, buscando colaborar con eficacia y respeto en el cumplimiento de su misión, dentro de las facultades que les otorgan las leyes o regulaciones.

Artículo N°2

La Notaría, exige que todos los trámites y relaciones que los colaboradores, efectúen en representación de la misma, con dependencias o funcionarios gubernamentales, deben llevarse a cabo en concordancia con las leyes existentes.

10.- De los Regalos

Artículo N°1

Los colaboradores, de la institución deben abstenerse de recibir regalos cuantiosos (superior a 1 UF) o cualquier otra forma de compensación que provenga de nuestros requirentes, entendiendo, que esto puede comprometer su imparcialidad al tomar decisiones u actuar de una determinada manera.

11.- Del Medioambiente

Artículo N°1

La Notaría, reconoce, como parte de su responsabilidad social, la protección del medio ambiente, por lo que se transforma en una responsabilidad compartida por todos.

Artículo N°2

Los colaboradores de La Notaría, deben realizar las acciones necesarias para asegurarse de que en sus departamentos, oficinas y agencias se usen eficientemente las fuentes de energía, y que su consumo sea monitoreado.

Artículo N°3

Cada colaborador, Unidad, Departamento o Area deberá revisar constantemente los procedimientos de trabajo, con la finalidad de proponer, a la jefatura directa, la optimización en el uso de los materiales de papelería y elementos de fuentes no renovables, así como también el uso racional de los sistemas energéticos.

Artículo N°4

Formar y sensibilizar a cada colaborador de La Notaría, haciéndole partícipe de nuestra política hacia el cuidado del medio ambiente en todas sus actividades, priorizando la comunicación e información, de manera que la Responsabilidad de la Gestión de la Política, sea de importancia para todos los miembros de la organización.

Artículo N°5

Garantizar el cumplimiento de toda la Legislación y la Normativa del Medio Ambiente aplicable a nuestras actividades así como otros requisitos que la Institución suscriba voluntariamente.

12.- De La Aprobación Y Vigencia De Este Código

Artículo N°1

Todo los Colaboradores de La Notaría, tiene la obligación de firmar un compromiso escrito, en el que reconoce haberse informado sobre el presente Código, y de esta forma tomar conocimiento que sus disposiciones forman parte integrante de Las Normas que rigen su vinculación contractual con nuestra Institución.

Artículo N°2

La Presente Normativa tendrá vigencia una vez publicada en el Sitio Web Interno, lo que acontecerá dentro de los treinta días desde su aprobación por el Directorio y desde esa fecha se presume conocida por todos los colaboradores de la Notaría Ramón García Carrasco.

13. De los Alumnos en Práctica y Alumnos Duales.

Artículo N°1

Los Alumnos en Práctica y Duales, deben regir su comportamiento según lo explicitado en este Código de Ética, tal como rige para los colaboradores de la Notaria Ramón García Carrasco.

Artículo N°2

Los Alumnos en Práctica y Duales, deberán pasar por un proceso de inducción, de 1 día hábil de duración, en el que se les entregará un instructivo de reglas básicas de comportamientos esperados por la Organización, aspectos técnicos del trabajo y aspectos formales propios de la atención de nuestros usuarios.

Artículo N°3

Será el Departamento de Capital Humano el encargado de realizar el proceso de inducción a los alumnos en práctica y monitorear el desempeño y cumplimiento de la normativa.

COMUNICAMOS QUE NUESTRA NOTARÍA ESTÁ DE TURNO LOS DÍAS SÁBADOS DE NOVIEMBRE
HORARIO DE 9:30 A 13:30